Hằng ngày, mỗi văn phòng công chứng sẽ tiếp nhận rất nhiều loại văn bản, giấy tờ khác nhau. Đôi khi chúng ta chỉ biết mang văn bản đến, sau đó ngồi đợi công chứng và ra về nhưng lại chẳng hề biết ý nghĩa của chúng là gì. Trong khuôn khổ bài viết ngày hôm nay, ta sẽ biết rõ hơn về loại văn phòng này cũng như những chức năng, vai trò mà chúng mang lại. Đồng thời có được những tips hay trong việc lựa chọn phòng công chứng tư nhân vừa nhanh chóng lại vừa hiệu quả.

Thủ tục công chứng đã được đơn giản hóa nhờ các phòng công chứng có mặt ở nhiều nơi.

1. Văn phòng công chứng là gì?

1.1. Khái niệm 

Chắc hẳn nhiều người đã nghe qua rất nhiều nhưng vẫn chưa định hình được văn phòng công chứng là gì. Văn phòng công chứng là một tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng. Đây được xem là một tổ chức công hoạt động nhằm giúp đỡ cho các cơ quan nhà nước trong việc xử lý các vấn đề hành chính. Đồng thời được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy bất hợp pháp luật có liên quan đến loại hình công ty hợp danh khác.

1.2. Vai trò của văn phòng công chứng

Tùy theo các bên liên quan, văn phòng công chứng mang một vai trò riêng. Bao gồm vai trò đối với 3 đối tượng chính: các bên khi tham gia giao dịch, với chính bản thân văn phòng công chức và đối với Nhà nước. Giúp cho việc tiến hành cũng như thực hiện những giao dịch của tổ chức hay từng cá nhân trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn. Mang tính pháp luật cũng như độ chặt chẽ, an ninh cao. Đồng thời những quyền lợi hợp pháp và nghĩa vụ được đảm bảo một cách tối ưu, hiệu quả nhất.

>>>> Xem ngay văn phòng cho thuê theo diện tích

Rất nhiều giấy tờ cần được sao y công chứng để bản sao đó được công nhận có hiệu lực pháp lý.

2. Chức năng của phòng công chứng

2.1. Chứng nhận các văn bản, giấy tờ

Các văn phòng công chứng tư nhân hay nhà nước có chức năng xác thực tính đúng đắn, chính xác và hợp pháp của các loại văn bản và giấy tờ. Bao gồm những hợp đồng mua bán, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hay là những chứng chỉ tiếng anh, tin học,...Các văn bản giấy tờ hợp pháp được thực hiện dựa trên quy định của Pháp Luật. Đồng thời các cá nhân liên quan có quyền được biết, hiểu rõ về những quyền lợi liên quan đến chúng.

2.2. Đảm bảo quyền lợi của đôi bên

Ngoài ra, việc công chứng mang tính minh bạch giúp giảm thiểu tối ưu các vấn đề, mâu thuẫn khi xảy ra tranh chấp. Những điều khoản, lợi ích cũng như nghĩa vụ ghi trong hợp đồng mang tính xác đáng và được một bên thứ ba công nhận. Nhằm đảm bảo tính công bằng, dân chủ và tính minh bạch trong công việc. Các quyền và lợi ích hợp pháp được bảo vệ ở mức ổn định giúp xây dựng nền kinh tế xã hội phát triển bền vững. Việc thực hiện giao dịch trong quá trình hợp tác luôn được an toàn. Đảm bảo quyền lợi khi hợp tác, đồng thời ghi nhận những nghĩa vụ của đôi bên. Là nhân chứng cho việc hợp tác dựa trên tinh thần tự nguyện khi ký kết một hợp đồng quan trọng. 

>>>>> Giá thuê văn phòng quận 2

Phòng công chức giúp bảo đảm tính hợp pháp và chân thật của chủ thể sở hữu giấy tờ đó.

3. Các tiêu chí khi lựa chọn phòng công chứng

3.1. Cách hướng dẫn thủ tục, giấy tờ

Hãy lựa chọn những văn phòng công chứng có các công chứng viên với thái độ niềm nở và tác phong làm việc chuyên nghiệp. Vì những giấy tờ thường sẽ rất phức tạp và dễ xảy ra sai sót nếu bạn không hiểu và không được tư vấn tận tình. Lựa chọn cách tư vấn ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu. Tránh việc rối loạn vì quá nhiều thông tin dẫn đến không đạt được kết quả mong muốn so với số tiền đã trả.

3.2. Các chi phí dịch vụ 

Phí dịch vụ là yếu tố luôn được khách hàng quan tâm hàng đầu nhưng không phải ai cũng hiểu rõ và được tư vấn về nó. Vì vậy hãy hỏi rõ các chi phí một cách cụ thể và kỹ lưỡng khi công chứng các loại giấy tờ. Từng loại văn bản đôi khi sẽ có các mức chi phí khác nhau và những phí phát sinh khác. Một số phí chẳng hạn như: phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ,... Biết rõ các chi phí giúp bạn kiểm soát được khuôn khổ tài chính cho phép cũng như giúp việc công chứng diễn ra đúng như dự kiến. Vừa đảm bảo trong khoản chi trả lại vừa tránh mất tiền vì những giấy tờ không cần dùng đến. 

Các phòng công chứng tư nhân là giảm giáp tiết kiệm thời gian hoàn thành thủ tục cho người dân.

3.3. Mức độ linh hoạt khi xử lý vấn đề

Việc bắt gặp những sai sót là điều không thể tránh khỏi dù trong bất kỳ việc gì. Dù đó là những lỗi nhỏ về mặt chính tả hay về mặt kỹ thuật khi in, dấu mộc cũng có thể gây ra những thiệt hại đáng kể cho lẫn cả khách và công chứng viên. Đồng thời nếu không được giải đáp và xử lý kịp thời sẽ gây ra những cản trở lớn về mặt thời gian. Do đó hãy lựa chọn văn phòng công chứng với độ uy tín cao. Xử lý linh hoạt, nhanh chóng trong các vấn đề cùng với thái độ thân thiện, nhiệt tình. Luôn đặt lợi ích của khách hàng lên đầu tiên và luôn lắng nghe, tôn trọng những phản hồi từ người sử dụng dịch vụ.

Thông qua những ý trên, ta có thể hiểu rõ hơn về những vai trò cũng như lợi ích của việc công chứng. Đồng thời có thêm những kinh nghiệm trong việc lựa chọn các văn phòng công chứng tư nhân sao cho phù hợp để đảm bảo quyền lợi cá nhân.