Trong cuộc sống hằng ngày, chắc hẳn ai cũng từng nghe đến hoạt động công chứng hoặc từng sử dụng để xác thực tính hợp pháp của hợp đồng và các giấy tờ cần thiết. Nhưng đã bao giờ bạn tìm hiểu kỹ về các vấn đề liên quan đến hoạt động và thành lập văn phòng công chứng tư pháp là gì ? Nếu chưa, hãy cùng Arental tham khảo ngay bài viết dưới đây!

Công chứng là việc chứng nhận của công chứng viên thuộc một tổ chức

1. Công chứng tư pháp là gì?

Tại Khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 có nói rõ: Công chứng là việc chứng nhận của công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng về các vấn đề:

• Tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, các giao dịch dân sự khác bằng văn bản;
• Tính chính xác, không trái đạo đức xã hội và hợp pháp của bản dịch văn bản, giấy tờ từ nước ngoài sang Tiếng Việt hoặc ngược lại. 

Tóm lại, công chứng là một hoạt động cực kỳ quan trọng và không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền. Việc công chứng trên một văn bản chính là một công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Điều này phòng ngừa tranh chấp, giúp tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự và về mặt tài sản. Đồng thời, văn bản này còn là chứng cứ xác thực, kịp thời, không ai có thể thay đổi trừ trường hợp tòa tuyên bố vô hiệu.

2. Nhiệm vụ của văn phòng công chứng

Căn cứ theo Điều 32 Luật công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng tư pháp có quyền sau: 

• Ký hợp đồng lao động và làm việc với công chứng viên và các nhân viên làm việc tại tổ chức của mình.
• Thu phí dịch vụ, thù lao công chứng và các khoản chi phí phát sinh khác.
• Được cung cấp những dịch vụ liên quan đến công chứng nằm ngoài thời gian hành chính của cơ quan nhà nước nhằm đáp ứng, phục vụ nhu cầu công chứng của nhân dân.
• Được phép khai thác, sử dụng thông tin công chứng từ cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Căn cứ theo Điều 33 Luật công chứng 2014, nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

• Quản lý việc tuân thủ luật pháp và đạo đức hành nghề công chứng của những công chứng viên đang hành nghề tại tổ chức mình.
• Chấp hành đúng theo quy định của pháp luật về lao động, tài chính, thuế và thống kê.
• Thực hiện theo quy định về chế độ làm việc tuân theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước.
• Niêm yết lịch làm việc, phí công chứng, thù lao công chứng và các khoản phí khác. Cùng với đó là thủ tục và nội quy khi tiếp người yêu cầu công chứng.
• Chịu chi phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tại tổ chức của mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của luật.
• Tiếp nhận, quản lý và luôn tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tập sự của người tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức mình.
• Hằng năm, tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.
• Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc báo cáo, thanh tra, kiểm tra, cung cấp đầy đủ thông tin về hợp đồng, giao dịch hay bản dịch đã công chứng.
• Lập sổ và lưu trữ hồ sơ công chứng.
• Chia sẻ những thông tin liên quan đến nguồn gốc, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn áp dụng cho tài sản có liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch.

>>>>> Tìm hiểu các tiện ích khi thuê văn phòng quận 2

Chấp hành đúng theo quy định của pháp luật về lao động, tài chính, thuế và thống kê.

3. Tiêu chí thành lập văn phòng công chứng tư pháp

Sau khi đã hiểu công chứng là gì, thì việc thành lập văn phòng công chứng cần những gì cũng rất quan trọng. Lưu ý rằng, văn phòng công chứng hoàn toàn khác với phòng công chứng và được hình thành qua các tiêu chí sau:

3.1. Tên gọi

Phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, sau đó kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác. Không được trùng dẫn đến nhầm lẫn với tên của nơi hành nghề công chứng khác.

3.2. Tuân theo địa vị pháp lý

Vì đây là tổ chức dịch vụ công thay mặt và đại diện cho nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, nên cần phải có con dấu và tài khoản riêng. 

Nguyên tắc hoạt động là tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ thù lao, phí công chứng và khoản thu hợp pháp khác.

3.3. Người đại diện và người thực hiện công chứng

Người đại diện là công chứng viên hợp danh và là trưởng văn phòng, phải có kinh nghiệm hành nghề công chứng từ 2 năm trở lên.

Người thực hiện công chứng đương nhiên là công chứng viên.

3.4. Cơ chế hoạt động

Văn phòng công chứng là công ty hợp danh, bao gồm các thành viên hợp danh và không có thành viên góp vốn.

Trưởng phòng do các thành viên hợp danh tự bầu và thỏa thuận.

3.5. Nguyên tắc thành lập

Do nhu cầu nên chỉ cần 2 công chứng viên hợp danh trở lên là văn phòng công chứng có thể thành lập và bắt buộc phải có hồ sơ đề nghị gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét để đưa ra quyết định. 

Bộ hồ sơ gồm có: đơn đề nghị, đề án thành lập, trong đó cần nêu rõ sự cần thiết, dự kiến về địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất, tên gọi, tổ chức, nhân sự, kế hoạch triển khai thực hiện và bản sao quyết định việc bổ nhiệm công chứng viên tham gia để thành lập Văn phòng công chứng.

>>>> Tìm hiểu các thông tin về Sở Tư Pháp TPHCM

Văn phòng công chứng là công ty hợp danh, gồm các thành viên hợp danh không góp vốn.

Sau khi đã hiểu rõ hơn những thông tin liên quan đến công chứng tư pháp là gì và văn phòng công chứng muốn được thành lập cần tuân thủ những gì. Hãy lựa chọn cho mình một văn phòng công chứng gần nhất có đầy đủ tính pháp lý và những tiêu chí trên, để có thể thực sự tin tưởng khi sử dụng dịch vụ tại đó.