Văn hóa giao tiếp với khách hàng là một yếu tố giúp khẳng định vị trí cũng như độ tin cậy của công ty. Đặc biệt trong những doanh nghiệp quốc tế có tầm ảnh hưởng lớn, việc ứng xử càng được chú trọng hơn gấp nhiều lần. Nhưng đâu đó trong quá trình hỗ trợ, đôi khi xảy ra sai sót khiến khách hàng không hài lòng. Điều này khiến chất lượng công việc bị giảm sút, đồng thời những feedback tiêu cực khiến ta có nhiều áp lực hơn. Bài viết sẽ chỉ ra cách giúp bạn có được phong cách trả lời khôn khéo hơn khi làm việc tại văn phòng chia sẻ Thủ Đức.

1. Tại sao cần cẩn trọng về lời nói?

1.1. Đánh giá sự chuyên nghiệp trong công việc

Tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp được thể hiện từ nhiều yếu tố khác nhau. Bao gồm quy cách chào đón, đồng phục, thái độ nhân viên,...Trong đó cách ứng xử và giao tiếp bằng lời nói cũng vô cùng quan trọng. Cách giải quyết vấn đề, lối hành xử thông minh khẳng định tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của cá nhân. Từ đó tạo dấu ấn trong việc nâng cao thương hiệu, có thêm lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác.

1.2. Xây dựng niềm tin khách hàng

Bạn cũng không thể dùng mánh khóe, chiêu trò hay bằng phương thức nào để ép người khác tin tưởng mình. Niềm tin từ khách hàng phải được xây dựng dựa vào cả lời nói và hành động. Sự khôn khéo trong khi giao tiếp, lối đáp trả khôn khéo sẽ là cột mốc hình thành nên sự dây tin tưởng hữu hình. Lời nói chính là bước đệm quan trọng đầu tiên khi xây dựng chữ tín, do vậy “hãy lựa lời mà nói” để khách hàng hài lòng. Từ đó hành động phù hợp để đảm bảo chữ tín vẫn được vẹn nguyên.

1.3. Ảnh hưởng đến thương hiệu cá nhân

Một câu nói chểnh mảng, sai sót của cá nhân có thể gây ảnh hưởng đến thương hiệu cũng như vị thế của cá nhân. Chẳng hạn như, việc trả lời những câu hỏi của khách hàng một cách tinh tế và nhanh nhạy sẽ giúp cho công việc tại văn phòng chia sẻ giá rẻ Thủ Đức đạt hiệu quả cao. Đồng thời tạo thêm động lực giúp tinh thần phấn chấn, làm việc năng suất hơn.

>>>>> Văn phòng chia sẻ giá rẻ TPHCM

Người trong cuộc cần giữ sự bình tĩnh và ứng xử nhẹ nhàng để gỡ nút thắt vấn đề.

2. Ba nguyên tắc quan trọng cần chú ý 

2.1. Tránh để khách hàng đợi lâu

Việc phản hồi thông tin, giải đáp các thắc mắc phải được tiến hành một cách nhanh gọn và rõ ràng. Việc kéo dài thời gian trong giao tiếp là điều không nên, khiến khách hàng trở nên khó chịu, có thêm nhiều khúc mắc hơn. Phản hồi ngay từ những giây đầu tiên để có được sự tín nhiệm từ khách hàng. Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu được sự chờ đợi quá lâu thật không dễ chút chút nào. 

2.2. Tập trung lắng nghe

Việc tập trung lắng nghe những câu hỏi sẽ giúp bạn hiểu rõ được vấn đề khách hàng gặp phải. Từ đó đưa ra những câu trả lời ngắn gọn, thông minh và đầy đủ ý làm hài lòng đối phương. Quan trọng hơn, tập trung lắng nghe những mong muốn của khách hàng trong những vấn đề có tính nhạy cảm. Ví dụ như có sự hỗ trợ nào về giá văn phòng chia sẻ Thủ Đức khi thuê lâu dài hay không, chiết khấu bao nhiêu phần trăm,...Sau đó đưa ra sự tư vấn cụ thể nhằm đảm bảo quyền lợi của cả hai bên được tối ưu nhất.

2.3. Đảm bảo ngôn từ

Trong quá trình hỗ trợ, đôi khi ta sẽ gặp phải những khách hàng nóng tính thậm chí có cách nói chuyện thô lỗ, cộc cằn. Dù trong trường hợp nào thì hãy luôn nhớ tiết chế cảm xúc, giữ bình tĩnh. Đừng cố gắng cãi lại hay thậm chí đáp trả mặc cho những lời nói khó nghe. Đồng thời tránh ngắt lời khách hàng khiến cuộc trò chuyện trở nên căng thẳng. Duy trì phong thái tôn trọng, lịch sự và giao tiếp sao cho khôn khéo hơn.

>>>>> Cho thuê chỗ ngồi làm việc giá rẻ Tphcm

Người điều khiển được cuộc tranh cãi là người để lại hình ảnh tốt đẹp cho những ai chứng kiến.

3. Linh hoạt trong cách trả lời

3.1. Xây dựng lời chào thân thiện

Lời chào đầu tiên rất quan trọng bởi vì nó có thể làm khiến cảm xúc của khách hàng trở nên tích cực hơn. Khách hàng đang gặp bức xúc về một vấn đề nào đó, nhưng nếu lời chào với thái độ thân thiện, giọng nói ngọt ngào đôi khi sẽ làm lay đổi tình huống. Điều này xây dựng không khí giao tiếp trở nên nhã nhặn, đỡ phần căng thẳng hơn. Đồng thời giúp cho quá trình hỗ trợ được trở nên hiệu quả.

3.2. Trả lời ngắn gọn, rõ ràng

Trong quá trình hỗ trợ, hãy chú trọng lắng nghe thật kỹ để rồi đưa ra câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng nhất. Tránh lối đối đáp dài dòng, lan man và khó hiểu. Bởi nó không giải quyết được vấn đề mà đồng thời còn làm khách hàng cảm thấy khó chịu, đánh mất đi niềm tin. Chú ý ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và đầy đủ ý. Câu trả lời đi vào trọng tâm, giải đáp đúng khuất mắt mà khách hàng gặp phải. 

3.3. Chú ý đến cách kết thúc

Sự hỗ trợ có đạt hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách mà bạn kết thúc cuộc trò chuyện. Đừng quên gửi lời cảm ơn đến khách hàng cũng như lời xin lỗi nếu có sự sai sót. Đồng thời lịch sự hỏi thêm liệu rằng khách hàng còn có vấn đề gì không. Nếu trong quá trình hỗ trợ có nhiều vấn đề chưa được giải quyết, hãy khéo léo mong khách hàng thông cảm và sẽ phản hồi lại trong thời gian sớm nhất.

>>>>> Văn phòng trọn gói quận 2 tiện lợi cho doanh nghiệp nhỏ

Kỹ năng ứng xử khi giao tiếp cũng là kỹ năng quan trọng để phát triển bản thân trong công việc.

Lối trả lời khôn khéo sẽ giúp cá nhân nhận được thiện cảm đồng thời nâng cao được danh tiếng. Từ đó giúp khách hàng chú ý hơn khi lựa chọn thuê chỗ ngồi làm việc linh hoạt Thủ Đức. Giao tiếp trong kinh doanh không quá khó nếu ta luôn học hỏi và biết vận dụng một cách thông minh.