Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính hàng ngày, chúng ta đã tiếp cận rất nhiều với cụm từ “sao y chứng thực”, “sao lục”, “trích lục” nhưng người dân có thật sự hiểu rõ ba khái niệm này không? Trong đó khái niệm sao y bản chính được nhắc tới khá nhiều, vậy sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Bản sao y chứng thực từ bản chính cần được chứng thực bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền giống y hệt bản chính.

Bản gốc là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Bản chính là là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Như vậy có thể thấy những văn bản được sao chép y hệt về hình thức nội dung từ bản gốc hoặc bản chính được xác định là sao y bản chính.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Công chứng vào thứ 7 và chủ nhật miễn phí tại nhà.

Hình thức sao y bản chính

Ngoài việc giải đáp sao y bản chính là gì?  chúng tôi còn giải đáp thắc mắc về các hình thức sao y bản chính. Sao y có thể được thực hiện dưới các hình thức sau:

Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Tùy thuộc vào điều kiện, mục đích sử dụng mà người có thẩm quyền tiến hành lựa chọn hình thức sao y cho phù hợp.

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao sao y từ bản chính

Căn cứ vào ngôn ngữ của văn bản cần chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực sao y được phân quyền như sau:

Đối với bản sao Tiếng Việt: Ủy ban nhân dân cấp xã trở lên, văn phòng công chứng.Người có thẩm quyền ký và đóng dấu trên bản sao y bản chính là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Đối với bản sao bằng tiếng nước ngoài: Phòng tư pháp trực thuộc Ủy ban nhân cấp huyện và văn phòng công chứng. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao thuộc thẩm quyền của mình, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài có quyền chứng thực các loại văn bản sao từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện đối với những văn bản thuộc thẩm quyền chứng thực của mình.

Văn phòng công chứng chỉ được phép thực hiện công chức các loại văn bản sau đây:

– Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

Công chứng viên tiến hành chứng thực ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng,văn phòng công chứng.

Sao y bản chính ở đâu?

Sao y bản chính sẽ được thực hiện tại:

– Ủy ban nhân dân từ cấp xã/phường trở lên (với văn bản tiếng việt) hoặc từ ủy ban nhân dân cấp quận/huyện trở lên (với các văn bản có yếu tố nước ngoài) tại địa phương bạn đang ở.

– Văn phòng công chứng công nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân. Trường hợp bạn cần sao y tại địa phương khác, không phải nơi bạn thường trú thì việc tìm đến các văn phòng công chứng là hợp lý hơn cả.

Giá trị pháp lý của bản sao y chứng thực và bản sao y

Bản sao y từ bản chính chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bản sao y được thực hiện theo đúng theo quy định của pháp luật về thẩm quyền sao văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao thì có giá trị pháp lý y như bản chính.

>>>> Xem thêm: Thủ tục sang tên sổ đỏ nhanh chóng tại Hà Nội

Công chứng và chứng thực có giống nhau không?

Có rất nhiều người nhầm tưởng hai khái niệm này là một. Chúng ta thường hay nói hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính là công chứng. Nhưng trên thực tế, công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện để xác minh tính chính xác, hợp pháp của hợp đồng,giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Như vậy có thể thấy rằng hoạt động công chứng phải do công chứng viên thực hiện, đối tượng của hoạt động công chứng là hợp đồng, văn bản giao dịch dân sự khác, bản dịch mà pháp luật bắt buộc yêu cầu phải công chứng hoặc theo yêu cầu của người dân.

Còn chứng thực thì căn cứ theo nhu cầu của người dân, các loại giấy tờ có thể yêu cầu chứng thực cũng rộng hơn so với đối tượng của hoạt động công chứng.

Người có yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Ngược lại, văn bản được công chứng bởi công chứng viên thì công chứng viên ký chứng thực vào văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình.

>>>> Xem thêm: Phân biệt giữa hợp đồng uỷ quyền và giấy uỷ quyền

Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính ở đâu?

Đối với các loại giấy tờ cá nhân, hợp đồng, giao dịch dân sự mà chủ sở hữu có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, có thể đến trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Đối với các loại giấy tờ, văn bản có yếu tố nước ngoài, người có yêu cầu chứng thực có thể đến trụ sở của Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc văn phòng công chứng để thực hiện chứng thực.

Trên đây là toàn bộ nội dung được tổng hợp theo quy định của pháp luật hiện hành. Nếu như bạn có thắc mắc gì liên quan đến nội dung trên hoặc các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ:

Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh  -  quận Đống Đa, Tp Hà Nội

Số hotline: 0966.227.979 - 0935.669.669

Địa chỉ email: ccnguyenhue165@gmail.com