Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có như nhau ở mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây nhé!

I. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian, giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

II. Tại sao bạn nên quản lý thời gian trong công việc?

1. Tăng năng suất làm việc

Một trong những lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian chúng ta sử dụng, từ việc tìm ra nguyên nhân của việc lãng phí thời gian.

Dựa vào đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc.

2. Nhanh chóng đạt được mục tiêu

Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Điều này cũng giúp bạn đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình làm việc của mình.

3. Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm

Công việc sẽ càng phức tạp và khó kiểm soát hơn khi bạn tham gia thêm vào các công việc nhóm, hoặc trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó. 

Kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình ngày. Bạn sẽ nhận được rất nhiều tín nhiệm từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn nhanh chóng hoàn thành mục tiêu.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kết hợp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí để việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng hơn.

Lợi ích của việc quản lý thời gian

4. Giảm stress

Đã bao giờ bạn phải vừa ăn vừa di chuyển trên đường, bận rộn đến mức “đầu tắt mặt tối”, không có thời gian cho những sở thích cá nhân, thời gian dành cho gia đình hay chưa? 

Quanh cuồng giữa guồng công việc cũng đần khiến cuộc sống của bạn trở nên căng thẳng và áp lực. Và nguyên nhân của sự tái diễn liên tục này chính là do bạn đã thiếu đi kỹ năng quản lý thời gian. 

Khi bạn biết sắp xếp quỹ thời gian của mình, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, cơn “stress” cũng vì thế cũng sẽ dịu đi.

5. Có thêm cơ hội mới trong cuộc sống

Không biết sử dụng thời gian hợp lý sẽ phá hủy năng suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội công việc.

Vì vậy, hãy học cách rèn kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều cơ hội tốt và dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.

III. Cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả

1. Thiết lập được mục tiêu

Đặt ra mục tiêu cụ thể được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả. Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng. Tuy nhiên, bạn cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi. 

2. Biết phân biệt cấp độ công việc

Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách  quản lý sắp xếp thời gian phù hợp. Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp và quan trọng. Những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức. Tuy nhiên, việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là vấn đề. Còn với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau.

3. Xây dựng kế hoạch hiệu quả

Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc. Vì lý do, nếu bạn có tinh thần thư giãn, không căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý hơn. 

Trên đây là nội dung chia sẻ về tầm quan trọng cũng như cách quản lý thời gian hiệu quả. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc.