Bảng chấm công theo giờ bằng excel là gì? Có nên sử dụng bảng excel chấm công theo giờ không? Tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ là công cụ được sử dụng để ghi nhận và quản lý thời gian làm việc của nhân viên hàng ngày. Dựa vào đó, nhà quản lý có thể nắm được số buổi làm việc việc, số ngày nghỉ phép của nhân viên theo từng tuần hoặc từng tháng. Đây sẽ là căn cứ để đánh giá cũng như tính lương cho nhân viên.

2. Có nên sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel không?

2.1. Ưu điểm 

Một trong những ưu điểm nổi bật khi sử dụng bảng chấm công bằng excel đó chính là không mất phí. Đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí với đầy đủ các tính năng vô cùng tuyệt vời trong việc tạo bảng và tính toán.

Excel là công cụ tạo trang tính, nó đã có sẵn các ô. Do đó, người dùng chỉ cần điền thông tin vào các ô mà không cần phải mất công tạo bảng. Bạn có thể sử dụng các hàm công thức để tính toán, đếm số, lọc dữ liệu,… vô cùng nhanh chóng và tiện lợi.

Ngoài ra, excel cũng đa dạng biểu mẫu nên người dùng có thể lựa chọn các biểu mẫu có sẵn để nhập và quản lý dữ liệu.

2.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, làm bảng chấm công theo giờ bằng excel cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.
- Hạn chế lưu trữ dữ liệu
Excel sẽ giới hạn số lượng dòng trong một file, do đó việc lưu trữ dữ liệu lớn sẽ là điều không thể. Đối với những doanh nghiệp có số lượng nhân sự đông, nếu làm bảng chấm công theo giờ bằng excel trên cùng một file sẽ rất khó. Excel chỉ thích hợp lưu trữ dữ liệu với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và số lượng nhân sự thấp.
- Khó quản lý và tìm kiếm
Vì giới hạn lưu trữ dữ liệu trên cùng một file nên muốn quản lý chấm công thì doanh nghiệp phải lập nhiều file bảng chấm công theo giờ. Điều này sẽ gây ra khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm khi cần thiết.
- Tính bảo mật thấp
Các file dữ liệu chấm công bằng excel có thể dễ dàng bị đánh mất do virus máy tính xâm nhập. Ngoài ra thông tin cũng có thể bị chia sẻ ra bên ngoài dễ dàng do không có tính năng phân quyền dữ liệu. Điều này sẽ gây ra rất nhiều hệ quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
- Dễ bị sai sót, nhầm lẫn thông tin
Việc nhập dữ liệu lên bảng excel đặc biệt là khi khối lượng thông tin nhiều thường dễ bị sai sót và nhầm lẫn. Ngoài ra, khi nhập dữ liệu bằng tay, việc sử dụng các hàm tính toán số lượng lớn nguy cơ sai sót là khó tránh khỏi.
- Theo dõi và chia sẻ dữ liệu khó khăn
Nhà quản lý muốn theo dõi và chia sẻ dữ liệu bảng chấm công theo giờ cho nhiều người khác xem thường khó khăn khi phải gửi riêng cho từng người một. Bên cạnh đó, với những file excel có dung lượng lớn thường sẽ tốn rất nhiều thời gian đế gửi.

Như vậy với những ưu điểm và nhược điểm trên, làm bảng chấm công theo giờ bằng excel không phải là giải pháp tối ưu và hiệu quả để quản lý chấm công. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp chấm công bằng camera để giúp cho việc chấm công và quản lý chấm công theo giờ được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Achamcong là phần mềm chấm công sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt bằng camera AI. Phần mềm mang đến nhiều tính năng nổi bật giúp quản lý chấm công theo giờ dễ dàng. Để tìm hiểu chi tiết về phần mềm, tham khảo ngay tại website https://achamcong.com/