Chấm công giờ đây đã không còn trở nên xa lạ trong mắt các nhà quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, quản lý nhân sự chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Đặc biệt khi số lượng người lao động vượt quá tầm kiểm soát. Với những doanh nghiệp có trên 50 nhân sự, hay những doanh nghiệp sản xuất, quản lý nhân sự thủ công không còn hiệu quả.

Vậy thực trạng công tác chấm công tại các doanh nghiệp như thế nào ? Các doanh nghiệp dùng phương tiện gì để quản lý chấm công ? Và hiệu quả của nó ra sao? Mời bạn cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.

I. Chấm công là gì?

Chấm công là một hình thức khai báo về sự hiện diện tại chỗ làm, giờ giấc đến chỗ làm, lúc tan ca. Nhờ vào kết quả chấm công, chủ doanh nghiệp cũng như các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được thời gian làm việc, số ngày làm, số ngày nghỉ của mỗi nhân viên. 

Từ đó, các bộ phận sẽ đưa ra những quyết định phát lương, tăng lương, thưởng hoặc phạt nhân viên. Nhờ có hình thức chấm công này, mà việc quản lý nhân viên sẽ dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ có ý thức hơn đối với công việc và có trách nhiệm hơn với tập thể, với cái chung.  

II. Các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay

Hầu hết các công ty hiện nay đều sử dụng các hình thức chấm công để quản lý nhân viên. Mỗi công ty sẽ lựa chọn mỗi hình thức chấm công khác nhau tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng của mình. Dưới đây là những hình thức chấm công được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

1. Chấm công thẻ từ 

Nhân viên dùng thẻ để quẹt khi chấm công, thẻ vừa để chấm công vừa là thẻ ra vào công ty, có ghi tên, bộ phận sản xuất, năm vào làm việc tại công ty kèm theo có thể in ảnh, thông tin nhân viên lên thẻ để kết hợp thẻ nhân viên làm thẻ chấm công.

Ưu điểm: Chấm công nhanh, có thể sử dụng cho cả 10 ngàn nhân viên, ổn định.

Nhược điểm: Chấm công thẻ từ không thể tránh khỏi nhân viên quên thẻ, mất thẻ, lỗi thẻ, chi phí mua thẻ mua máy và có thể chấm công hộ nhau.

2. Chấm công bằng vân tay

Mỗi nhân viên có thể sử dụng từ 1 đến 10 ngón tay để lấy dấu vân tay khi đăng ký dấu vân tay chấm công. Sau đó, việc chấm công sẽ sử dụng dấu vân tay của mỗi người để chấm công thay vì chấm công bằng thẻ giấy, hoặc ghi sổ trước kia.

Ưu điểm: Với chấm công vân tay thì khả năng làm giả vân tay là không thể. Không chấm công hộ được, không gian lận…

Nhược điểm: chỉ phù hợp với nhân viên công nhân công ty may mặc. Sản xuất điện thoại, các siêu thị, nhà hàng, khách sạn…. Còn các công ty mà nhân viên tiếp xúc sơn, làm đồ gỗ. Có nhiều bụi bặm dễ mất dấu vân tay, và khó nhận diện, khó chấm công. Nhân viên có thể quên chấm công vân tay lúc về.

Chấm công bằng vân tay

3. Chấm công khuôn mặt 

Sử dụng các đặc điểm trên khuôn mặt mỗi người để chấm công. Đây là dòng chấm công ưu việt nhất hiện nay, tất cả các ngành nghề đều có thể sử dụng để chấm công.

Ưu điểm: Loại bỏ hoàn toàn việc gian lận, lỗi thẻ, quên thẻ, mất thẻ khi chấm công, hoạt động tương đối ổn định

Nhược điểm: Với máy đời cũ, việc chấm công chậm hơn so với chấm công thẻ nên chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng nhân ít, nếu nhiều nhân viên sẽ gây tắc nghẽn chấm công.

III. Liệu các giải pháp chấm công hiện nay đã thực sự hiệu quả?

Những hình thức chấm công trên đều có những ưu điểm giúp công tác quản lý nhân sự trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, khi áp dụng và hệ thống của mình, doanh nghiệp sẽ gặp một số vấn đề như sau:

1. Thường khó triển khai ở doanh nghiệp nhiều chi nhánh 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng máy chấm công để thực hiện việc chấm công cho nhân viên thì sẽ gặp nhiều khó khăn nếu doanh nghiệp bạn có quá nhiều chi nhánh. 

Việc mỗi chi nhánh đều phải lắp đặt tối thiểu một máy chấm công sẽ làm chi phí đầu tư tăng lên, ngoài ra việc đồng bộ các dữ liệu từ nhiều máy chấm công khác nhau để xử lý số liệu sẽ khiến bộ phận nhân sự quá tải. 

Mặt khác, nếu địa điểm làm việc của nhân viên được thay đổi linh hoạt tùy vào đặc thù công việc thì những thiết bị chấm công có tính chất cố định là một trở ngại lớn và sẽ sớm trở nên lỗi thời.

2. Tận dụng không triệt để sự phát triển của công nghệ

Trong khi mà các lĩnh vực khác như tài chính, marketing đã vận dụng công nghệ một cách sâu sắc thì nhân sự mới chỉ áp dụng ở mức độ đơn giản. Vậy nên, việc tích hợp các công nghệ mới vào việc chấm công nói riêng và công tác quản lý nói chung là rất cần thiết. 

3. Chỉ nhận diện được nhân viên trong công ty

Những hình thức chấm công như dùng thẻ từ, xác minh dấu vân tay, máy chấm công  nhận diện gương mặt hay chấm công dựa trên việc kết nối Wifi thì chỉ nhận diện được các nhân viên của công ty. Các hình thức này không thể nhận diện được người lạ ra/vào doanh nghiệp để các nhà quản lý có thể kiểm soát được. 

Các công cụ chấm công hiện tại có nhiệm vụ chính là nhận diện và chấm công cho các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, các nhà quản lý hiện nay cũng nên hướng đến việc tăng mức độ an toàn và riêng tư cho doanh nghiệp kết hợp với việc chấm công.  

4.  Không thể mở rộng chức năng

Các hình thức chấm công hiện tại thường chỉ dừng lại ở chức năng chấm công cho nhân viên. Đối với các phần mềm hiện đại hơn hỗ trợ thêm một số tính năng khác như gửi thông báo đến cho nhân viên khi đã thực hiện chấm công, 

5. Achamcong - Giải pháp chấm công tối ưu

Achamcong là ứng dụng chấm công trên điện thoại được phát hành bởi Công ty phần mềm Ninja tích hợp chấm công bằng wifi và chấm công bằng GPS, với những tính năng nổi bật như:

• Chấm công tự động: công nghệ nhận dạng khuôn mặt tại Việt Nam sử dụng camera AI 4.0 chấm công bằng khuôn mặt hiện đại. Thao tác hoàn toàn tự động chỉ mất khoảng 2s cho việc chấm công.

• Hỗ trợ quản lý ca làm: Nhân viên có thể tự đăng ký ca làm trực tiếp trên ứng dụng. Sau đó phần mềm sẽ tự động sắp xếp và phân chia ca hợp lý. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế tối đa tình trang sai hay nhầm lẫn

• Phân loại đơn từ online: Các loại đơn xin nghỉ phép, công tác, tăng ca hay thay đổi giờ làm… có thể thực hiện online. Đơn từ sẽ được gửi trực tiếp đến quản lý để được phê duyệt ngay ngay lập tức. Không cần qua các bước rườm rà như thông thường.

Trên đây là thực trạng chấm công hiện nay của các doanh nghiệp. Hy vọng rằng, qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn đến vấn đề này và có phương án giải quyết hiệu quả.